Stand: 31. August 2026
Diese Erklärung beschreibt, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit der Colomba-App und der telefonischen KI-Assistentin bearbeiten, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen. Sie richtet sich nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und, soweit anwendbar, nach der DSGVO.
Roman Gerčák
Wiesenschanzweg 46
4057 Basel
Schweiz
E-Mail: info@colomba-swiss.ch
Für sämtliche Anliegen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.
Diese Erklärung gilt für die Colomba-App (Android und iOS), die zugehörige Web-Anwendung sowie die telefonische KI-Assistentin, die Anrufe für angeschlossene Gastronomiebetriebe entgegennimmt.
Die Rollenverteilung ist für das Verständnis dieser Erklärung zentral:
Mit jedem angeschlossenen Betrieb wird eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung abgeschlossen.
| Daten | Zweck | Pflicht? |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse und Passwort | Anmeldung und Kontoverwaltung | erforderlich |
| Name, Google-Kennung (bei «Mit Google anmelden») | Zuordnung des Kontos | nur bei Google-Anmeldung |
| Telefonnummer | Verifizierung per SMS, Missbrauchsprävention | freiwillig |
| Betriebszuordnung und Rolle | Zugriff auf den richtigen Betrieb | erforderlich |
Passwörter werden ausschliesslich als kryptografischer Hash gespeichert, nie im Klartext. Anmeldetoken, Betriebszuordnung und E-Mail-Adresse werden auf dem Gerät verschlüsselt abgelegt und sind von der Cloud-Sicherung sowie der Geräteübertragung ausgenommen. Aktivieren Sie die App-Sperre, wird lediglich ein Hash Ihrer PIN gespeichert, nie die PIN selbst.
Reservationen (Name, Telefonnummer, Personenzahl, Zeitpunkt, Anlass, Sitzplatzwunsch, Allergien, Notizen), Anrufe (Rufnummer, Zusammenfassung, Transkript, Aufzeichnung, Dauer, Ergebnis), Aufgaben und Rückrufe sowie Raum- und Tischpläne.
Angaben zu Allergien können Gesundheitsdaten darstellen und gelten damit als besonders schützenswerte Personendaten (revDSG) bzw. als besondere Kategorie personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Sie werden ausschliesslich zur Durchführung der Reservation bearbeitet und sind stets eine freiwillige Angabe.
Diese Daten werden nicht auf dem Gerät gespeichert; die App zeigt sie jeweils aktuell aus unserem System an.
Die App verwendet keine Werbe-ID, keine Analyse-, Tracking- oder Absturzberichts-Dienste, erhebt keine Standortdaten und greift nicht auf Kontakte, Kalender, Fotos oder Dateien zu. Es findet keine Weitergabe zu Werbezwecken statt und es gibt keine Käufe in der App.
Ruft eine Person im Betrieb an, kann das Gespräch von einer KI-Assistentin entgegengenommen werden. Dabei werden die Rufnummer, der Gesprächsinhalt, ein Transkript, eine Zusammenfassung und eine Audioaufzeichnung bearbeitet, damit die Reservation korrekt erfasst und im Streitfall nachvollzogen werden kann.
Zu Beginn des Gesprächs weist die Assistentin ausdrücklich darauf hin, dass es sich um ein KI-System handelt. Sie können das Gespräch jederzeit beenden und den Betrieb auf einem anderen Weg erreichen.
Transparenzhinweis: Es handelt sich um ein KI-System. Anrufende werden entsprechend informiert.
Nutzen Sie «Mit Google anmelden», übermittelt Google uns ein Identitätsmerkmal, welches Ihre Google-Kennung, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und einen Link auf Ihr Profilbild enthalten kann. Wir verwenden diese Angaben zur Zuordnung Ihres Kontos; dauerhaft gespeichert werden dabei Ihre Google-Kennung und Ihre E-Mail-Adresse.
Die Anmeldung selbst wird von Google durchgeführt; dabei gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Google.
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung von Konto und App | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Durchführung von Reservationen im Auftrag des Betriebs | Vertragserfüllung / Auftragsbearbeitung |
| Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention | Berechtigtes Interesse (lit. f) |
| Mitteilungen (Push) | Einwilligung (lit. a) |
| Gesprächsaufzeichnung | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Angaben zu Allergien | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — freiwillige Angabe des Gastes zur Durchführung der Reservation |
| Empfänger | Zweck | Ort der Bearbeitung |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting der Anwendung und der Datenbank | Finnland, Helsinki (EU) |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | «Mit Google anmelden»; Kalender-Synchronisation und Verwaltung von Google-Bewertungen, sofern vom Betrieb verbunden; Versand von Push-Mitteilungen, sofern aktiviert; E-Mail-Postfach info@colomba-swiss.ch | EU / USA |
| Retell AI | Entgegennahme und Verarbeitung von Telefonanrufen (Call-Handling der KI-Assistentin) | EU / USA |
| Anthropic | Sprachmodell zur Gesprächsführung der KI-Assistentin | EU / USA |
| ElevenLabs | Sprachsynthese (Text-zu-Sprache) der KI-Assistentin | EU / USA |
| Twilio | Versand von SMS (z. B. Storno-Code, Buchungsbestätigung) | EU / USA |
Hinweis zum Serverstandort: Unsere Anwendung und die Datenbank werden in einem Rechenzentrum in Helsinki, Finnland betrieben (Hetzner Online GmbH). Die Daten werden damit innerhalb des EU-/EWR-Raums bearbeitet und nicht in der Schweiz gespeichert. Finnland verfügt aus Sicht des schweizerischen Rechts über einen angemessenen Datenschutz; eine Bekanntgabe ins Ausland ist damit zulässig.
Erfolgt ausnahmsweise eine Bearbeitung in einem Land ohne angemessenes Schutzniveau, stützen wir diese auf anerkannte Garantien wie die Standardvertragsklauseln. Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
| Kategorie | Aufbewahrung |
|---|---|
| Kontodaten | für die Dauer des Kontos, danach Löschung innert 30 Tagen |
| Reservationsdaten | 24 Monate nach dem Reservationsdatum |
| Anrufaufzeichnungen und Transkripte | 90 Tage; beim Telefonie-Anbieter erfolgt die Löschung automatisch spätestens innert 90 Tagen |
| Aufgaben und Rückrufe | 12 Monate |
Längere Fristen gelten, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies verlangen.
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenherausgabe bzw. -übertragung sowie das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Konto und Daten löschen: Wie Sie die Löschung Ihres Kontos und der zugehörigen Daten verlangen, ist ausführlich auf einer eigenen Seite beschrieben — Konto und Daten löschen.
Betrifft Ihr Anliegen Gästedaten eines bestimmten Betriebs, richten Sie es bitte an diesen Betrieb als verantwortliche Stelle; wir unterstützen ihn dabei.
Ihnen steht ausserdem das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), in der EU bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde.
Die Übertragung erfolgt ausschliesslich verschlüsselt über TLS. Der Zugriff ist nach dem Grundsatz der geringstmöglichen Berechtigung geregelt. Anmeldedaten werden auf dem Gerät im verschlüsselten Speicher des Betriebssystems abgelegt.
Die App richtet sich an Gastronomiebetriebe und deren Personal und nicht an Kinder.
Die Web-Anwendung setzt ausschliesslich technisch notwendige Speichermerkmale, die für die Anmeldung und den Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery erforderlich sind: eine Anmelde-Cookie mit einer Laufzeit von 30 Tagen sowie eine CSRF-Schutz-Cookie. Es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies verwendet. Für die Darstellung wird die Schriftart über Google Fonts nachgeladen, wobei Ihre IP-Adresse an Google übertragen wird; dabei wird kein Cookie gesetzt.
Wir können diese Erklärung anpassen. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.